Kongressijärjestäjän muistilista
Kongressin järjestäminen on täynnä pieniä yksityiskohtia, joiden hyvä hoitaminen takaa tapahtumasi onnistumisen ja vieraidesi tyytyväisyyden. Meillä Taviconissa on ollut periaatteena se, että asiakkaamme saavat mahdollisuuden keskittyä täysillä ohjelman ja laadukkaan sisällön rakentamiseen.
Tavicon huolehtii puolestasi kaikista niistä yksityiskohdista, jotka vievät aikaasi ydinosaamiseesi keskittymisestä. Kaikki seuraavalla listalla olevat asiat kuuluvat Taviconin osaamiseen. Pitkä kokemuksemme ja vahvat rutiinit luovat edellytykset tehokkaalle toiminnalle ja varmalle onnistumiselle. Annamme mielellämme tarjouksen näiden asioiden hoitamisesta.
Budjetointi ja taloushallinto
- osallistuminen tapahtuman budjetointiin ja hinnoitteluun
- budjetin säännöllinen päivittäminen
- maksujen käsittely, tilin avaaminen tarvittaessa
- laskutus ja maksuseuranta, luottokorttimaksujen käsittely
- tilin loppuyhteenveto tapahtuman jälkeen
Tilat ja tekniikka
- tapahtumapaikan kilpailutus
- teknisten tarpeiden kartoittaminen ja tilaaminen
- tilojen ja tekniikan tarkistaminen tapahtuman alla
Markkinointi ja tiedotus
- nettisivujen avaaminen ja päivittäminen
- logon ja graafisen ilmeen suunnittelu
- Facebook-markkinointi
- esitteet, flyerit, julisteet
- sähköpostimarkkinointi
- tekstien ja kuvien tuottaminen/hankkiminen nettisivuille
- lehdistötilaisuudet ja -tiedotteet
Ilmoittautumiset ja vahvistukset
- sähköisen ilmoittautumislomakkeen avaaminen
- ilmoittautumiseen liittyvien ohjeiden laatiminen
- ilmoittautumisten vastaanotto, vahvistusten ja kuittien lähettäminen
- asiakaspalvelu puhelimitse ja sähköpostitse
- peruutusten ja muutosten aiheuttamat toimet
- säännöllinen raportointi järjestäjälle ilmoittautumistilanteesta
- viisumiohjeiden laatiminen
- materiaalin kokoaminen ja pakkaus (mm. kassit, nimilaput, arvokuoret, kartat)
Asiakaspalvelu tapahtumassa
- osallistujien vastaanottaminen ja materiaalin jakaminen
- uusien ilmoittautumisten vastaanottaminen ja avoimien maksujen periminen
- matkailuinfo
- osallistujien asiakaspalvelu ja infopiste
- kaikkien järjestelyiden toimivuudesta vastaaminen yhdessä kokouspaikan henkilökunnan kanssa
Majoitusjärjestelyt
- kiintiöiden varaaminen ja hallinnointi
- hintaneuvottelut ja sopimukset hotellien kanssa
- majoitusvarausten vastaanottaminen ja vahvistaminen osallistujalle
- ennakkomaksujen kerääminen ja edelleen maksaminen hotelleille
Catering ja tarjoilut
- lounas-, kahvi- ja illallistarjoiluiden koordinointi
- neuvottelut ja sopimukset tarjoiluja hoitavien yritysten kanssa
- erikoisruokavalioiden huomioiminen
Ilta- ja oheisohjelmat sekä kuljetukset
- avajaiset, päättäjäiset
- paikkojen ideointi, tarjoukset ja sopimukset
- esiintyjät, muu henkilökunta ja tekniikka
- seuralaisohjelmat
- kaikkien kuljetusten koordinointi ja järjestäminen
Ekskursiot ja retket
- suunnittelu ja aikataulutus
- hinnoittelu
- kohteiden, oppaiden ja kuljetusten varaaminen
- tekstien tuottaminen nettisivuille
Näyttely ja sponsorihankinta
- näyttelyn hinnoittelu
- varausehtojen ja lomakkeen laadinta
- näyttelyn myynti
- varausten vastaanottaminen ja sopimukset/laskutus
- yhteydet näytteilleasettajiin
- osastojen sijoittelu ja näyttelykartta
- yhteydet alihankkijoihin (mm. messurakentaja)
Abstraktien käsittely
- sähköinen abstraktien hallintaohjelma
- yhteydet abstraktin lähettäneisiin
- ilmoitukset hyväksymisestä tai hylkäämisestä
Puhujat ja luennoitsijat
- sähköinen abstraktien hallintaohjelma
- yhteydet abstraktin lähettäneisiin
- ilmoitukset hyväksymisestä tai hylkäämisestä
Markkinointi- ja oheismateriaalit
- markkinointimateriaalit ennen kongressia
- ohjelmakirja ja abstraktikirja
- illalliskortit, menukortit, nimikortit ym.
- kokousmateriaalin hankkiminen (avustajien asut, kokouskassit, lahjat ym.)
Avustajat ja tulkit
- avustajien ja tulkkien rekrytointi
- tehtävien ohjaus ja valvonta
- materiaalin hoitaminen tulkeille ennen tapahtumaa
Järjestäjien konsultointi
- koko tapahtuman järjestämiseen liittyvä konsultointi
Tapahtuman jälkeen
- osallistujapalautteen kerääminen ja raportointi
- kululaskujen maksaminen kongressin tililtä
- luennoitsijoiden matkalaskujen tarkistaminen ja maksaminen
- rahaliikenteen jälkitoimenpiteet
- loppuraportti osallistujista ja rahaliikenteestä
- tapahtuman evaluointi yhdessä järjestäjien kanssa
